Nhân viên văn phòng là một trong những công việc quen thuộc phổ biến hiện nay được nhiều ứng viên lựa chọn. Công việc này mang đến mức lương ổn định, cơ hội thăng tiến cao cùng môi trường làm việc tốt. Để ứng tuyển vào vị trí này, bạn cũng cần đáp ứng một số yêu cầu cũng như trang bị các loại bằng cấp phù hợp. Vậy bạn có biết nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì? Hay mức lương hiện nay ra sao? Thông tin cụ thể sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.
Đôi nét về công việc nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là vị trí phổ biến trong lĩnh vực hành chính nhân sự, văn phòng. Một số người ví von công việc nhân viên văn phòng như “bảo mẫu” của công ty. Bởi họ sẽ đảm nhận mọi công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính. Từ khâu giải quyết các thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, hỗ trợ nhân viên và có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo trong những trường hợp cần thiết. Do đó, nhân viên văn phòng là vị trí không thể thiếu ở mọi cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp.
Mô tả công việc nhân viên văn phòng thường đảm nhiệm
Khi bạn là nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính, bạn sẽ cần thực hiện khá nhiều công việc. Cụ thể, tại văn phòng, bạn sẽ làm những công việc sau đây:
- Thực hiện công việc lễ tân trong văn phòng như: Trả lời tiếp nhận thông tin từ khách hàng, thay mặt lãnh đạo và giám đốc để đón khách, hướng dẫn khách hàng đến bộ phận chức năng phù hợp khi có họ nhu cầu giải quyết vấn đề, tổ chức các cuộc họp cho công ty,….
- Tổ chức, thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ: Tiếp nhận và xử lý công văn, các văn bản giấy tờ để phân loại và gửi đến từng bộ phận tương ứng, tiếp nhận hợp đồng dài hạn, hợp đồng không thời hạn, giải quyết các vấn đề về bảo quản, lưu trữ tài liệu nội bộ và bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra cứu thông tin, chấm công cho nhân viên công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc một cách khoa học, phù hợp,…
- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật: Nhân viên văn phòng còn thực hiện những công việc như quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi có hư hỏng cần sửa chữa, thay mới, cung cấp các đồ dùng văn phòng phẩm theo yêu cầu của nhân sự trong công ty để đảm bảo hiệu quả công việc,….
Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?
Để đảm nhiệm những công việc vừa đề cập phía trên thì nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì? Trước hết, bạn cần có bằng tốt nghiệp hành chính nhân sự hoặc ngành quản trị văn phòng để đảm bảo đáp ứng các tiêu chí từ nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn cần có những chứng chỉ khác như chứng chỉ tin học, ngoại ngữ để tạo lợi thế trước những ứng viên khác cũng như thể hiện cho các nhà tuyển dụng thấy năng lực của bạn. Đây là những loại bằng cấp tối thiểu mà nhân viên văn phòng cần phải có.
Cập nhật mức lương nhân viên văn phòng mới nhất
Bên cạnh câu hỏi nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì thì mức lương nhân viên hành chính văn phòng cũng được đông đảo ứng viên quan tâm. Tuỳ vào từng cấp bậc cũng như kinh nghiệm, năng lực chuyên môn của mỗi người mà mức lương sẽ có sự khác biệt, cụ thể:
- Cấp bậc nhân viên: Đây là vị trí cơ bản nhất mà bạn cần trải qua trước khi thăng tiến đến những chức vụ cao cấp hơn. Trung bình, lương nhân viên văn phòng dao động từ 5.500.000 – 7.000.000 VNĐ/tháng.
- Cấp bậc thư ký: Với vị trí thư ký, trợ lý và cả trợ lý cho giám đốc. Mức lương trung bình của vị trí này được dao động từ 8.500.000 – 12.000.000 VNĐ/tháng.
- Cấp bậc quản trị: Đây là vị trí cao cấp trong lộ trình thăng tiến của nhân viên văn phòng. Để lên cấp bậc quản trị, ứng viên phải có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng đa lĩnh vực, tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh, ngành ngôn ngữ, ngành nhân sự,… và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm. Mức lương vị trí này cũng vô cùng hấp dẫn dao động từ 9.000.000 – 25.000.000 VNĐ/tháng.
Các kỹ năng quan trọng cần có của nhân viên văn phòng
Dưới đây là những kỹ năng quan trọng cần có khi làm nhân viên văn phòng:
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng không chỉ riêng lĩnh vực nhân viên văn phòng mà còn trong mọi ngành nghề. Người làm công việc văn phòng cần biết cách lắng nghe ý kiến người khác, tôn trọng quan điểm của mỗi người. Khả năng giao tiếp này không yêu cầu quá hay nhưng phải có sự khéo léo, linh động để truyền tài thông tin, cách xử lý hợp lý trong mọi vấn đề. Do đó, để ứng tuyển nhân viên văn phòng, bạn cần rèn cho mình kỹ năng giao tiếp để nâng cao khả năng trúng tuyển.
Kỹ năng nghiệp vụ
Một người nhân viên văn phòng giỏi phải có những kỹ năng quan trọng như sử dụng máy vi tính, thành thạo Microsoft Office,… Có khả năng tự tìm tòi, học hỏi và dùng những công cụ khác hỗ trợ công việc nhanh chóng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc sẽ có ít nhiều khó khăn, vướng mắc gặp phải. Lúc này bạn cần biết cách xử lý vấn đề thông minh, khoa học để không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như tính đoàn kết xung quanh nội bộ.
Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe một cách hiệu quả là kỹ năng không phải ai cũng có. Việc lắng nghe phải đi kèm với sự thấu hiểu, chuyên tâm để hiểu ý muốn của người nói. Điều này là vô cùng quan trọng và bạn cần phải rèn luyện hằng ngày để nâng cao kỹ năng lắng nghe.
Năng động và ham học hỏi
Luôn cố gắng phấn đấu học hỏi, trau dồi các kỹ năng trong công việc cũng như tiếp thu tinh hoa sẽ giúp bạn nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng của mình. Chúng sẽ rất có lợi cho sự thăng tiến của bạn về sau.
Những khó khăn thường gặp khi làm nhân viên văn phòng
Mỗi ngành nghề đều có những khó khăn, thách thức riêng. Vậy thách thức, khó khăn của nhân viên văn phòng là gì? Chúng ta có thể điểm qua một số điều sau đây:
Lương ở mức tương đối
Nhiều người thường suy nghĩ nhân viên văn phòng sẽ có mức lương cao hơn so với những bộ phận khác. Nhìn chung, lương cứng nhân viên văn phòng sẽ cao hơn những bộ phận khác nhưng người làm văn phòng lại ít được nhận những khoản trợ cấp và tiền thưởng, hoa hồng,.. Do đó, thu nhập trung bình của nhân viên văn phòng lại không được cao như những ngành khác.
Áp lực công việc
Nhân viên văn phòng thường xuyên tiếp xúc với máy tính và làm việc cường độ cao mỗi ngày. Do đó, thời gian nghỉ ngơi của họ rất ít. Bên cạnh đó, người làm công việc văn phòng thường làm việc với sếp, nếu như gặp phải những người sếp khó tính thì sẽ khiến cho áp lực của họ gặp phải càng nhiều hơn.
Sức khỏe bị ảnh hưởng
Việc ngồi 8 tiếng mỗi ngày trước màn hình máy tính sẽ khiến bạn tăng cao khả năng ung thư, béo phì, rối loạn cơ xương, khả năng mắc bệnh tim mạch và thận cũng cao hơn những người bình thường. Ngoài ra, môi trường làm việc bức bối, chật chội không có cây xanh còn khiến cơ thể thiếu oxy dẫn đến buồn ngủ, ảnh hưởng đến công suất làm việc. Cùng với đó, việc tiếp xúc liên tục với màn hình máy tính còn làm tăng khả năng nhiễm bệnh về da và dị ứng do ổ vi khuẩn vô cùng lớn từ bàn phím máy tính.
Nhan sắc xuống cấp
Một số người làm công việc văn phòng nhưng ít vận động khiến cơ thể dễ bị béo bụng do lớp mỡ tích tụ khi ngồi nhiều. Việc ngồi liên tục dưới điều hoà còn khiến da bị khô, nứt nẻ khiến cho nhan sắc xuống cấp. Nếu như dáng ngồi làm việc không đúng tiêu chuẩn còn khiến bạn gặp phải cơn đau mỏi vai gáy, cong đốt sống lưng,….
Nhìn chung, mỗi công việc đều có những tiêu chuẩn riêng trong khâu tuyển chọn. Nếu như bạn yêu thích công việc này và muốn ứng tuyển thì ngoài việc tìm hiểu nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì thì bạn cũng cần trau dồi, nâng cao những kỹ năng phù hợp. Mong rằng bài viết phía trên của vieclamvanphong247.com đã mang đến những kiến thức hữu ích bạn đọc đang tìm kiếm.
