Hành chính văn phòng là bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong bất cứ các công ty, doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ đảm nhận nhiều công việc khác nhau, trong đó có 4 loại công việc hành chính văn phòng luôn được rất nhiều ứng viên quan tâm, tham gia ứng tuyển bao gồm: Quản lý tài liệu, hồ sơ, xây dựng bảng lương thưởng hàng tháng, quản lý tài sản, thiết bị, quản lý hồ sơ nhân sự…
Hành chính văn phòng đảm nhận công việc gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhận các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên trong đơn vị về các loại giấy cần thiết trong công việc…
Ngoài ra hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, tổ chức sự kiện, hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo yêu cầu từ lãnh đạo.
Bộ phận hành chính văn phòng cũng trực tiếp đặt mua các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng cần thiết cho quá trình hoạt động của đơn vị như: giấy, sổ sách, bút viết máy tính…
Bên cạnh những công việc chính thì bộ phận hành chính văn phòng sẽ cần thực hiện những công việc khác theo yêu cầu từ các cấp quản lý.
4 Loại công việc hành chính văn phòng phổ biến 2024
Người làm hành chính văn phòng có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau trong đó có 4 loại công việc hành chính văn phòng với các nhiệm vụ chi tiết bao gồm:
Thực hiện quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ
Quản lý hồ sơ, tài liệu là công việc phổ biến nhất trong 4 loại công việc hành chính văn phòng mà hầu hết người làm trong bộ phận này phải thực hiện. Theo đó những nhiệm vụ chi tiết khi quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm:
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và tiến hành giải quyết nhanh chóng theo quyền hạn cho phép. Đồng thời cần lưu trữ các hồ sơ, dữ liệu, tài liệu dữ liệu, văn bản… tại công ty.
- Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình hình của các nhân vien trong đơn vị như: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
- Theo dõi các nội quy nề nếp của nhân viên trong đơn vị, luôn đảm bảo được văn hóa làm việc theo quy định.
- Thiết lập và theo dõi hệ thống lương thưởng cho nhân các nhân sự trong đơn vị, đảm bảo đầy đủ quyền lợi theo quy định cho người lao động.
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban và cấp trên.
Xây dựng bảng lương, thưởng hàng tháng
Loại hình công việc phổ biến tiếp theo trong 4 loại công việc hành chính văn phòng là xây dựng bảng lương thưởng cho các nhân viên trong trong đơn vị. theo đó bộ phận hành chính nhân sự sẽ cần phải thực hiện các công việc như:
- Theo dõi và thực hiện chấm công hàng tháng cho tất cả nhân sự trong đơn vị
- Tính lương, thưởng hàng tháng cho nhân sự trong đơn vị và báo cáo lên cấp quản lý.
- Phối hợp với bộ phận kế toán tiến hành chi trả lương cho nhân viên.
Kiểm tra và quản lý các tài sản, thiết bị của đơn vị
Đây là công việc quan trọng trong 4 loại công việc hàng chính văn phòng cần thực hiện. Bộ phận hành chính văn phòng sẽ thực hiện các phần việc như sau:
- Theo dõi các loại tài sản, trang thiết bị của đơn vị, lên kế hoạch bảo trì các loại máy móc cố động theo theo thời hạn tháng hay quý. Xây dựng kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung cần thiết để đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên trong đơn vị.
- Lên bảng kê chi tiết về các thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết cho đơn vị và có kế hoạch mua. Đồng thời báo cáo chi tiết việc mua sắm trang thiết bị cho các cấp lãnh đạo.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự cũng là việc làm rất thường gặp trong 4 loại công việc hành chính văn phòng. Theo đó người thực hiện sẽ tiến hành các nội dung công việc như sau:
- Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu từ lãnh đạo và các bộ phận phòng ban trong đơn vị.
- Thực hiện điều phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi các nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động cho nhân sự mới khi hoàn thành thời gian thử việc.
- Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự của đơn vị theo từng tháng, quý.
- Cập nhật và lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân viên theo quy định của pháp luật.
Những yêu cầu cần thiết với công việc hành chính văn phòng
Trong phần nội dung trên bạn đọc đã được tìm hiểu về 4 loại công việc hành chính văn phòng phổ biến, rất cần thiết trong các đơn vị. Để thực hiện hiệu quả các công việc này thì ứng viên phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể bao gồm:
Yêu cầu về kỹ năng trong công việc hành chính văn phòng
Ngoài bằng cấp chuyên môn thì người làm công việc hành chính văn phòng phải có kỹ năng cần thiết như:
- Có kỹ năng quản lý thời gian tốt và hiệu quả
- Có kỹ năng làm việc nhóm tốt
- Có kỹ năng giao tiếp bằng cả lời nói và văn bản
- Có kỹ năng xử lý tình huống nhanh chóng, hiệu quả
- Có kỹ năng về quản lý hành chính văn phòng
- Giao tiếp được ngoại ngữ ở mức cơ bản
- Thành thạo các kiến thức cơ bản về tin học văn phòng như: Word, Excel, Powerpoint…
Yêu cầu các phẩm chất trong công việc hành chính văn phòng
Để có thể thành công trong công việc hành chính văn phòng thì người thực hiện cũng cần có các phẩm chất quý giá như sau:
- Luôn cẩn thận, tỉ mỉ: Các công việc hành chính văn phòng chủ yếu liên quan đến việc quản lý dữ liệu, thông tin, hồ sơ nên rất cần sự tỉ mỉ, cẩn thận. Chỉ một sai sót nhỏ hoặc sự lơ đễnh có thể dẫn đến mất tài liệu, hồ sơ, làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của đơn vị.
- Chăm chỉ, kiên nhẫn: Tuy công việc hành chính văn phòng không đòi hỏi quá cao về trình độ chuyên môn tuy nhiên khối lượng công việc lại rất lớn. Nếu không có sự chăm chỉ và kiên nhẫn thì rất khó để bạn có thể hoàn thành công việc hoặc có thể để xảy ra các sai sót trong việc lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ, tài liệu…
- Luôn sẵn sàng hỗ trợ mọi người: Bộ phận hành chính văn phòng có liên quan đến tất cả các bộ phận, phòng ban khác trong đơn vị. Đòi hỏi người làm hành chính văn phòng phải luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc cho các nhân sự khác. Thông qua việc làm này cũng giúp bạn tạo được thiện cảm cho các nhân sự trong đơn vị, duy trì được các mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp.
vieclamvanphong247.com tổng hợp các thông tin tuyển dụng 4 loại công việc hành chính văn phòng cũng như các công việc hành chính khác từ các đơn vị tuyển dụng uy tín trên thị trường. Khi truy cập vào vieclamvanphong247.com bạn sẽ được cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất, nhanh chóng tìm được công việc hành chính văn phòng phù hợp với năng lực, kỹ năng và phẩm chất của bản thân. Bên cạnh đó là dễ dàng tìm kiếm được công việc với mức thu nhập ổn định, hấp dẫn theo đúng nguyện vọng.
